De website is beveiligd doormiddel van een geprogrammeerde beveiliging. Als een klant zich registreert krijgt men een unieke inlognaam inclusief wachtwoord opgestuurd. Een klant kan alleen bestellingen plaatsen op de website en verder geen toegang tot exclusieve gegevens. Het is voor de klant mogelijk om de bestelhistorie te bekijken onder de gegevens van het eigen account. Ook kan een klant via sociale media zijn enthousiasme over de bestelling delen. Alle handeling die de gebruiker uitvoert worden gevolgd en geregistreerd.

Er wordt binnen het bedrijf gewerkt met een ERP-systeem en dat is exact. Hieruit wordt de boekhouding automatisch bijgewerkt. Medewerkers van de financiële afdeling hebben hiervoor autorisatie om wijzigingen in te brengen. Ook voorraad mutaties wordt binnen dit systeem verwerkt.

Fysieke beveiliging

Er wordt gewerkt met een gesloten magazijn. Het is alleen mogelijk voor medewerkers binnen te komen het laten scannen van hun vingerafdruk. Op de manier kunnen zijn het magazijn betreden en verlaten. Op deze manier wordt ook de aanwezigheid van een medewerker in het magazijn geregistreerd. Als een medewerknemer niet meer in dienst is worden zijn vingerafdrukken uit het systeem gewist. 

Op het hoofdkantoor zit de administratie van de onderneming. Elke medewerker op de afdeling heeft haar eigen pc. Op de pc is het alleen mogelijk om te inloggen met de personeelsgegevens De pc’s moeten goed werken en het moet niet mogelijk zijn voor medewerkers om gegevens mee naar huis te nemen. 

Kwaliteitsmanagement 

De software binnen het bedrijf wordt elk kwartaal getest. Hierbij kan worden gekeken of het bedrijf nog voldoet aan de nieuwste eisen en of de software nog efficiënt werkt. Daarnaast vindt er elk jaar een evaluatie plaats over het eventueel vervangen van de pc’s en de accessoires die daarbij horen. Een eventuele bijscholing van medewerkers over de huidige ontwikkelingen in de ICT behoort ook tot de mogelijkheden. De personeelsgegevens worden ieder kalenderjaar vervangen door nieuwe gegevens. Ook wordt er een medewerkerstevredenheid binnen het bedrijf jaarlijks afgenomen. Door dit te doen hoopt het bedrijf respect af te dwingen bij haar medewerkers. De resultaten worden grondig geanalyseerd en waar nodig wordt er ingegrepen om de problemen aan te pakken. De resultaten van deze test worden jaarlijks gepubliceerd door de onderneming op haar website.

Gegevens

De gegevens van het bedrijf worden op verschillende plekken opgeslagen. Binnen het bedrijf is er een direct koppeling tussen ons ERP systeem Exact en de website. Als er een bestelling wordt geplaatst op de website wordt dit direct door gelinkt naar Exact. Hier wordt automatisch een factuur opgesteld en de mutatie in de voorraad aangebracht. Wanneer er een levering wordt gebracht wordt dit in gescand en vindt er automatisch een verandering in de voorraad plaatst. Daarnaast wordt het crediteurenbedrag verhoogd voor de maandelijkse factuur. Wanneer het crediteurenbedrag te hoog komt gaat er een alert af. Hierdoor worden de controller op de hoogte gesteld van een eventueel probleem. De alerts binnen het ERP systeem worden elke maand geëvalueerd en waar nodig aangepast. Zo wil het bedrijf geen onnodige open staande posten hebben, zo blijft het bedrijf draaiende en is het modern.

ADOF-model